道具その7 情報発信

ワーク・ライフ・バランス実現推進をするにあたり、会社全体を巻き込んだり継続したりするのは難しいです。そこでWLB実現推進チームの活動内容の見える化、経営者・管理者の思いや言葉の発信を、社内向けメールやサイト、掲示板や社内報などを使い、情報発信することにより会社全体を巻き込んでいきましょう。
実現に向けて
ステップ1 プロジェクトチームの立上げ
運営事務局メンバー立上げ/各担当の決定(更新者の担当分け)
- 例:部署毎に1 名選出/総務や一般事務社員から募集または選出
- 出来るだけ一人ではなく、代替要員や更新担当者を任命し進めていくことにより、各人の作業の負担も軽減されます。
ステップ2 環境を整える
- ネット上での各情報窓口の作成
- パソコンの設置/それ以外の方法の導入についての検討(配布物の種類やその配布方法や発行頻度)
- 更新頻度・時期の決定
ステップ3 実行に移す
- 発信すべき情報の種類を整理したら、各内容の発信先を絞り、発信頻度と方法を明確にする。
※プロセスを文書化しておき、誰が見てもわかるようにしておくことが得策です。 - 全社員への実施説明(トップのコミットメントを示すために、ビデオメッセージまたは文書でトップの言葉を紹介し、詳細説明は担当者が実施)
- 利用方法の説明
- 具体的な使用方法の説明
※操作方法等がひと目でわかるような説明書を準備 - 運営・更新の継続・定期的に見直し、継続的に改善
内部情報
- 社内での勉強会等の開催のお知らせ
- 現行制度と新制度の変更箇所が分かるように紹介
- 新制度など新しい情報については、ホットトピックとして掲示
外部情報
- イベントや勉強会など、様々な関連行事を紹介
- 新聞等の切り抜きをアップしていく
- 新制度、働き方などの言葉の説明など
事務局情報
- 事務局メンバーの紹介
- 情報ネット作成の説明ページ作成
- 利用方法の提示
- 事務局の具体的な活動内容や役割の紹介
- 実際の運営・活動紹介等
掲示板
- 社長、経営陣(役員)、管理職、各担当者からのメッセージを掲示
- 社員の意見交換の場に利用
- 社外活動やプライベートタイムの写真を掲示
- 社内外での研修風景などの記録や参加者の感想などの掲示
社内投稿欄
- 自由に意見を出し合えるように、無記名可能での書き込みコーナーを設置
- 社員が載せたい情報や写真などを投稿できるコーナーの設置
- ワンクリックアンケートの実施
- 誰もが参加できる、自己評価や各種チェックシートを作成し、スキルアップの機会を提供
注意事項
- 定期的に担当者会議等を行い、情報の更新・内容の向上を心がける。
- WLB推進のギャップや状況を定期的見直す。
- 情報にアクセスできていない社員がいないか、使い勝手についてのアンケートなどもおすすめ。
- 掲示板、問い合わせ、メール等の内容は、1日1回または2回など、定期的に必ずチェックし、急を要する相談には速やかに対応する。
※相談留守番電話設置との併用管理もおすすめ - 誹謗中傷記事などが掲示されていないか常に確認し、発見した場合には、すぐに削除するなどの対象が必要。