道具その７　情報発信

ワーク・ライフ・バランス実現推進をするにあたり、会社全体を巻き込んだり継続したりするのは難しいです。そこでWLB実現推進チームの活動内容の見える化、経営者・管理者の思いや言葉の発信を、社内向けメールやサイト、掲示板や社内報などを使い、情報発信することにより会社全体を巻き込んでいきましょう。

実現に向けて

ステップ１　プロジェクトチームの立上げ

運営事務局メンバー立上げ／各担当の決定（更新者の担当分け）

• 例：部署毎に1 名選出／総務や一般事務社員から募集または選出
• 出来るだけ一人ではなく、代替要員や更新担当者を任命し進めていくことにより、各人の作業の負担も軽減されます。

ステップ２　環境を整える

• ネット上での各情報窓口の作成
• パソコンの設置／それ以外の方法の導入についての検討（配布物の種類やその配布方法や発行頻度）
• 更新頻度・時期の決定

ステップ３　実行に移す

• 発信すべき情報の種類を整理したら、各内容の発信先を絞り、発信頻度と方法を明確にする。
  ※プロセスを文書化しておき、誰が見てもわかるようにしておくことが得策です。
• 全社員への実施説明（トップのコミットメントを示すために、ビデオメッセージまたは文書でトップの言葉を紹介し、詳細説明は担当者が実施）
• 利用方法の説明
• 具体的な使用方法の説明
  ※操作方法等がひと目でわかるような説明書を準備
• 運営・更新の継続・定期的に見直し、継続的に改善

内部情報

• 社内での勉強会等の開催のお知らせ
• 現行制度と新制度の変更箇所が分かるように紹介
• 新制度など新しい情報については、ホットトピックとして掲示

外部情報

• イベントや勉強会など、様々な関連行事を紹介
• 新聞等の切り抜きをアップしていく
• 新制度、働き方などの言葉の説明など

事務局情報

• 事務局メンバーの紹介
• 情報ネット作成の説明ページ作成
• 利用方法の提示
• 事務局の具体的な活動内容や役割の紹介
• 実際の運営・活動紹介等

掲示板

• 社長、経営陣（役員）、管理職、各担当者からのメッセージを掲示
• 社員の意見交換の場に利用
• 社外活動やプライベートタイムの写真を掲示
• 社内外での研修風景などの記録や参加者の感想などの掲示

社内投稿欄

• 自由に意見を出し合えるように、無記名可能での書き込みコーナーを設置
• 社員が載せたい情報や写真などを投稿できるコーナーの設置
• ワンクリックアンケートの実施
• 誰もが参加できる、自己評価や各種チェックシートを作成し、スキルアップの機会を提供

注意事項

• 定期的に担当者会議等を行い、情報の更新・内容の向上を心がける。
• ＷＬＢ推進のギャップや状況を定期的見直す。
• 情報にアクセスできていない社員がいないか、使い勝手についてのアンケートなどもおすすめ。
• 掲示板、問い合わせ、メール等の内容は、1日１回または2回など、定期的に必ずチェックし、急を要する相談には速やかに対応する。
  ※相談留守番電話設置との併用管理もおすすめ
• 誹謗中傷記事などが掲示されていないか常に確認し、発見した場合には、すぐに削除するなどの対象が必要。