道具その５ タイムマネジメント
タイムマネジメントは必要不可欠
やりたいことができて、満足な時間が増え、人生に充実感を得るために、自分の時間を自分の意思で主体的に過ごすことができるようになる。タイムマネジメントはWLB 推進のために必要不可欠な手法です。タイムマネジメントとは、24 時間を目いっぱい仕事や仕事以外の生活に使うために睡眠時間を削ったり、あれこれ手を出したり、仕事の質を落としたりすることではありません。
個人にとっては、時間活用満足度の向上（やったぜ！という達成感と充実感ゲット）、企業にとっては、残業時間削減による生産性の向上とコストの削減、社員のメンタルヘルス疾患予防につながります。
実現に向けて
ステップ１ 現状を知る
毎日の仕事の内容や所要時間を、約１ヵ月間タイムチャートなどに出来るだけ細かく記載します。その結果、１ヵ月分の時間の使い方を「見える化」することができます。
ステップ２ ムダ取りに気づく
見える化したタイムチャートをもとに分析します。その視点は、
- 本当に大事な仕事をしていたのか
- 会議は必要だったのか
- 作成した資料は本当に使われたのか
など振り返ることができます。 その上で、「重要度」「緊急度」を軸として、現在抱えている仕事を分類してみると、仕事の時間をコントロールするための第一歩を踏み出せます。
ステップ３ ムダ取りの定着
ステップ１、２を参考に今後の仕事計画を立てます。自分だけで時間や内容をコントロールできないところは、上司や同僚に相談しながら作成します。その上で大切なのが、計画した時間と、実際にかかった時間に差がないかを確認し、差があれば、その原因を見つけて次の計画時間の制度を高めていくことが大切です。
計画と実行の一致
宣言することが大切です。また、同様の作業であれば、いつも同じ時間をかけるのではなく、工夫をしながら、さらに短縮するように心がけましょう。
無理をしない
無理して立てた計画は続かなくなることがあります。睡眠時間を削るような計画は立てないことです。計画を盛り込むことより、まず計画を削ることを考えましょう。「その作業をやめたら本当に誰が困るの？」を合言葉に、話し合いながら、組織内で価値判断を共有することも大切です。
キーポイント
最も重要（そして手間がかかる）なことは、現状を把握することです。
- エクセルで２４時間タイムテーブルを作成して、３日から１週間の自分の時間の使い方を見える化する。 仕事（重要・緊急・事前計画・飛び込みなど）を色分けすると効果的。
- 自分でコントロール出来る部分と出来ない部分とを分ける。
- 会議など、開始時間と終了時間を決める。