業務の効率化と段階的な取り組みで目指すは「残業ゼロ」

※上記については、表彰時あるいは情報誌等記載時のデータです。

佐伯里香社長が10年前に創業したユーシステムは、システム受託開発などを手掛けています。〝3K業種”ともやゆされるIT業界の例に漏れず、同社も創業当初は従業員の徹夜が常態化し、1人当たり残業時間は100時間に達する月もありました。その後、残業の削減と業務の効率化に取り組んだ結果、今では残業時間が月20時間にまで減りました。近い将来「残業ゼロ」を目指しています。

「結局は本人のため」

「従業員は疲れ果てていたし、会社は残業代のコストがかさむ。双方にとって不健康な状態でした」と、創業当初を佐伯社長は振り返ります。

同社の定時は8時40分から17時40分。残業を減らすべく、まず19時40分を超えて働く場合は文書で申告するようにしました。ところが、「定時が19時40分であるかのようになってしまった」ため、今度は、水曜日は本来の定時である17時40分に退社するようにルール化し、それができない場合、週内の違う日に振り替えられるようにしました。また、残業する場合はその日の16時までに文書で申請することを義務付け、合わせて月20時間以内に残業時間を収めるように伝えました。「一気に進めようとすると定着しません。結局は本人のためであり、会社のためであることが理解できるよう段階的に進めていくことが大事」と佐伯社長は言います。

アクションプログラムで課題改善

同時並行で進めたのが業務の効率化です。「IT業界の仕事はどんどんオフショア（海外）開発が進んでいる。付加価値をつけて競争力をつけないと生き残れない」という危機感がその背景にありました。日本生産性本部の「実効力ある経営」の評価制度を導入し、10のアクションプログラムごとにリーダーを置いて課題の改善に着手しました。ウェブを活用した集客やシステム提案の際に使うヒアリングシートを標準化するなどして、業務効率は大幅に向上しました。

残業時間削減のリーダーを務めた総務部の藤本陽子さんは、「組織横断的に従業員が参加する会議を重ねる中で、なによりコミュニケーションが密になった。月20時間の上限が迫っている人には声掛けをしているのですが、抵抗なく受け取ってもらえるようになり、今では当然という雰囲気になってきました」と従業員の意識の変化に目を見張ります。残業時間を超えそうになると、従業員同士が助け合う雰囲気も出来上がっているそうです。

現在、残業時間は月20時間にまで減り、社員がいきいきした表情で働いているのを実感しているという佐伯社長。「仕事の内容もプログラムをいかに上手に組むかよりも、顧客にどれだけいい提案ができるかが問われるようになっている。そのためにも頭がすっきりした状態で働けることが大事です」。従業員には夢中になれる趣味を持つことも勧めているといいます。

長く働くために在宅勤務制度も

同社には在宅勤務の従業員が2人います。2人とも初めは会社に出勤していました。在宅勤務になった理由は、一人は夫の転勤に伴い職場を離れざるを得なかったため、もう一人は出産がきっかけでした。佐伯社長自身が創業前に在宅勤務で働いていたこともあり、当たり前のように在宅勤務を勧めたそうで、「優秀な従業員に長く働いてもらうには必要な制度」と言います。勤務時間は自己申告制にしており、月に2回打ち合わせのために出社を求めています。それだけに信頼関係が重要になります。「初めはオフィスで勤務してもらい、この人なら、という人しか認めていません」

次の目標は「残業時間ゼロ」。さらに、「テレワークのための会議システムなどのインフラが整ってくれば、職場に出てこなくても働けるようにしていきたい」と意欲的です。